Domyślne szablony generowane automatycznie przy tworzeniu nowego konta można zmodyfikować i dodatkowo utworzyć własne w innych obszarach działania programu - pamiętając, że mają one następującą hierarchię (w kolejności od najniższego do najwyższego priorytetu):
Szablony tworzone na poziomie konta
The Bat! zawiera domyślne szablony dla nowej wiadomości, odpowiedzi, wiadomości przekazanej, wiadomości zapisywanej do pliku oraz potwierdzenia przeczytania. Każdy z tych szablonów można zmodyfikować z poziomu menu Konto | Właściwości.... Szablony konta mają najniższy priorytet i są używane wówczas, gdy nie ma zdefiniowanych szablonów o wyższym stopniu hierarchii.
Szablony tworzone na poziomie folderu
Do każdego folderu można przyporządkować specyficzne szablony dla nowej wiadomości, odpowiedzi, przekazania i potwierdzenia odczytu. Aby szablony folderu mogły być użyte, dany folder powinien być folderem aktywnym (zaznaczonym na liście folderów). Jako przykład zastosowania takich szablonów można podać korespondencję ze znajomym trafiającą w wyniku sortowania wiadomości do specyficznego folderu. Szablony te można definiować z poziomu menu Folder | Właściwości lub z pozycji Właściwości menu kontekstowego dostępnego po kliknięciu danego folderu prawym klawiszem myszy.
Szablony tworzone na poziomie książki adresowej
Dodatkowo można zdefiniować oddzielne szablony w książce adresowej, które będą one używane w korespondencji z danym adresatem lub grupą adresatów. Szablony książki adresowej związane z pojedynczym wpisem mają najwyższy priorytet. Na poziomie książki adresowej można definiować szablon dla nowej wiadomości, dla odpowiedzi i dla wiadomości przekazanej. Szablony te będą używane niezależnie od aktywnego konta i niezależnie od bieżącego folderu - pozwalają zatem na największe zróżnicowanie korespondencji. Można je definiować wywołując książkę adresową i następnie korzystając z menu Edycja | Właściwości... dla zaznaczonej grupy adresów (w oknie Modyfikacja właściwości grupy) lub wskazanego adresu indywidualnego (w oknie Modyfikacja adresu). Aby dany szablon mógł stać się aktywny należy zaznaczyć odpowiednią opcję Użyj szablonu grupy dla... lub Użyj podanego szablonu dla....
W danym momencie używany jest szablon o najwyższym priorytecie w opisanej wyżej hierarchii. Jeżeli piszemy wiadomość do kogoś, kto jest wpisany do książki adresowej i wcześniej zdefiniowaliśmy dla niego szablon nowych wiadomości, to ten szablon ma pierwszeństwo przed szablonem używanym dla grupy adresatów, szablonem dla aktywnego folderu i szablonem dla aktywnego konta. Jeśli adresat nie ma szablonu zdefiniowanego w książce adresowej, to zostanie użyty szablon grupy, jeśli tego nie ma - szablon aktywnego folderu, zaś jeśli i tego nie ma, to The Bat! użyje szablonu aktywnego konta.
Musisz zatem sprawdzić wszystkie możliwości występowania Twojego szablonu odpowiedzi zgodnie z tym co napisałem wyżej.