Nie mam aż tylu wiadomości, w sumie ok. 200 tysięcy i 8 kont. Trzymam wiadomości od roku 1999 do dziś i mam do nich dostęp bezpośrednio z programu. Kilkanaście lat temu zdecydowałem się na rozbudowanie struktury folderów i archiwizację poczty w tych folderach zależnie od "wieku" wiadomości. The Bat! potrafi to zrobić niemal całkowicie automatycznie - po prostu we właściwościach folderu (sekcja Dodatkowe), z którego wiadomości mają być przeniesione do folderu archiwalnego należy ustawić okres ich przetrzymywania oraz w sekcji Usuwanie wybrać opcję usuwania alternatywnego, wskazując jednocześnie folder na archiwum. Taki sposób archiwizacji stosuję na bieżąco, używając dla danych folderów opcji Oczyść i skompresuj. Oczyszczanie folderu można połączyć z zamykaniem programu. Wiadomości spełniające kryterium wieku trafią do archiwum automatycznie.
Utworzyłem także nowe konto "Archiwum", które nie jest powiązane z żadnym rzeczywistym serwerem i służy tylko jako magazyn folderów z archiwalnymi wiadomościami. Struktura tych archiwalnych folderów może odzwierciedlać strukturę rzeczywistych kont. Ja dodatkowo użyłem różnych kolorów, aby łatwiej było rozpoznać do jakiego konta należy dane archiwum.
Przy dużej liczbie wiadomości tworzenie folderów archiwalnych może zajmować dużo czasu, ale można to zautomatyzować za pomocą filtru. Załóżmy, że pierwsze zapełnianie folderów archiwalnych ma dotyczyć roku 2015 i że na koncie "Archiwum" wiadomości z tego roku z poszczególnych kont mają trafić do podfolderów nazwanych tak jak konta umieszczonych w folderze "2015". Trzeba zatem utworzyć filtr (najlepiej filtr wspólny dla poczty przeczytanej, uruchamiany ręcznie przez jakąś kombinację klawiszy, np. Ctrl+F11) o następujących parametrach:
Warunki:
Data utworzenia przed 01.01.2016
Operacje:
Przenieś do folderu \\Archiwum\2015\%FolderFullName
- tutaj trzeba włączyć opcję automatycznego tworzenia folderu w razie jego braku. Makro %FolderFullName daje w wyniku nazwę filtrowanego folderu łącznie z nazwą konta i folderów nadrzędnych.
Filtr należy powiązać z poszczególnymi kontami i wtedy można go uruchamiać z Terminarza, wskazując w nim foldery do filtracji.
Taki sposób archiwizacji należy powtórzyć dla kolejnych lat, zmieniając warunek filtru. Filtrację należy rozpocząć od najstarszych wiadomości, wpisując odpowiedni warunek do filtru. Na koncie "Archiwum" pojawią się foldery dla kolejnych lat, zawierające strukturę poszczególnych kont z ich zarchiwizowanymi folderami. Po każdej operacji filtrowania warto oczyścić i skompresować oryginalne foldery, ponieważ w taki sposób odbuduje się bazę danych wiadomości i zmniejszy jej rozmiar. Utworzywszy sobie takie archiwum z kolejnych lat będziesz miał dostęp do wiadomości, a jednocześnie będziesz mógł tworzyć w miarę szybko kopię zapasową wiadomości w The Bat!, ograniczając się tylko do kont niearchiwalnych. Kopię zapasową konta archiwalnego można zrobić raz do roku.
To co tutaj opisałem to jest pewien szkic, gdybyś miał jakieś pytania - pisz na forum.
