Opcje wyszukiwania (Strona 146 z 146)

Taka sytuacja doskonale nadaje się do optymalizacji. Masz już filtry poczty przychodzącej, które segregują wiadomości do sześciu folderów "tematycznych". Ręczne przenoszenie wiadomości do folderów "osobistych" można prosto zastąpić przenoszeniem automatycznym - wykona to jeden uniwersalny filtr dla wiadomości z odpowiedzią. Twoje odpowiedzi także powinny trafiać do tych samych folderów "osobistych" - to zadanie zrealizuje następny uniwersalny filtr poczty wychodzącej. Dodatkowo te filtry powinny automatycznie tworzyć foldery "osobiste", jeśli sam ich wcześniej nie utworzyłeś.

Takie działanie wymaga stosowania jednolitej konwencji nazw dla folderów "osobistych". Proponuję, by nazwy tych folderów były takie jak adresy e-mail Twoich korespondentów - wtedy w filtrach przenoszących wiadomości nazwy tych folderów można zapisać z użyciem makra %OFromAddr (dla filtru poczty z odpowiedzią) albo %ToAddr (dla filtru poczty wychodzącej). Nazwa folderu docelowego w filtrze powstaje jako złożenie nazwy konta i nazwy folderu nadrzędnego, czyli ma postać: \\Konto\Folder_nadrzędny\%OFromAddr (lub %ToAddr - zależy to od filtru).

Można zawęzić działanie filtrów "osobistych", narzucając dodatkowe warunki (jeśli są znane), np. przynależność do określonej grupy tematycznej. Aby wizualnie zróżnicować wiadomości z różnych grup tematycznych, warto zastosować kolorowanie, które powinny wykonywać główne filtry "tematyczne". Wtedy jako warunek filtrów podrzędnych możesz wykorzystać kolor wiadomości.

Jak pisałem poprzednio, szablony dla folderów nie są najszczęśliwszym rozwiązaniem i należy ich unikać. Historia zna wiele przypadków zabawnych i smutnych pomyłek związanych z wysyłką prywatnej poczty do niewłaściwych adresatów - wystarczy tu chwila nieuwagi. Dlatego proponuję, abyś automatycznie dopisywał adresy swoich korespondentów do książki adresowej. Ponieważ masz filtry "tematyczne", dodaj do każdego z nich dodatkowy filtr podrzędny, który będzie dopisywał adres korespondenta do odpowiedniej grupy "tematycznej" w książce adresowej. Taki filtr "adresowy" powinien działać tylko wtedy, gdy danego adresu nie ma w danej grupie adresowej. Kolejnym krokiem jest sporządzenie sześciu kompletów szablonów dla sześciu grup "tematycznych" w książce adresowej - takie szablony mają wyższy priorytet niż szablony powiązane z folderami i w naturalny sposób ograniczają możliwość pomyłki.

W kolejnym etapie można pomyśleć np. o automatycznym usuwaniu zbędnych adresów z książki, gdy korespondencja z daną osobą się zakończyła. Mozna także automatycznie archiwizować w plikach tekstowych zawartość folderów "osobistych" - to także zadanie dla filtru. Na początek proponuję jednak utworzenie opisanych wyżej filtrów "tematycznych" i "osobistych" - potem można pomyśleć o dalszej optymalizacji.

P.S. Nie napisałeś, którą wersją programu się posługujesz. To ważna sprawa, ponieważ makra w parametrach fitrów działają od niedawna.

Jeśli najrozsądniejsze będzie u Ciebie filtrowanie według nadawców, można pomyśleć o ich wcześniejszym pogrupowaniu w książce adresowej i utworzeniu oddzielnych folderów dla poszczególnych grup. Filtry poczty przychodzącej wykrywałyby wówczas obecność nadawcy w grupie i na tej podstawie przenosiły wiadomości do odpowiednich folderów.

W The Bat! są dwa rodzaje zakładek, które umożliwiają swoisty wybór nieprzeczytanych wiadomości: dla listy folderów (wyświetla wszystkie foldery z nieprzeczytanymi wiadomościami) i dla listy wiadomości (wyświetla nieprzeczytane wiadomości w danym folderze). W Twoim przypadku nie są one zbyt efektywne, gdyż chciałbyś wyświetlić wszystkie nieprzeczytane wiadomości z różnych folderów. W takim przypadku nieoceniony będzie folder wirtualny, w którego właściwościach wybierzesz obserwowane foldery i dodatkowo włączysz filtr nieprzeczytanych wiadomości.

Foldery wirtualne ułatwiają także wiele innych czynności związanych z codzienną obsługą poczty. Ja regularnie z nich korzystam, mam np. folder wirtualny, który filtruje wiadomości tylko  z ostatniego tygodnia. Inny folder wirtualny wyświetla wiadomości tylko od określonych osób, łącznie z moimi odpowiedziami. Mam także folder, który pokazuje wiadomości zawierające określone słowo kluczowe w notatce powiązanej z daną wiadomością (treść tej notatki generuje zaś ręcznie uruchamiany filtr).

Jak widzisz, możliwości sortowania poczty w The Bat! są olbrzymie. Wielkość Twoich wiadomości jest pewnym ograniczeniem ze względu na limit 2 GB, lecz może dałoby się zastosować ręcznie uruchamiany filtr, który zachowywałby wiadomości w jakichś katalogach na dysku (nazwa katalogu mogłaby być automatycznie powiązana z domeną nadawcy) oraz tworzyłby notatkę do danej wiadomości z listą załączników i miejscem ich przechowywania? Następnie należałoby ręcznie usunąć załączniki. Można dodatkowo utworzyć specjalny folder wirtualny, który wyświetlałby tylko takie wiadomości. Dzięki temu nie będą się rozrastać pliki w folderach The Bat!, a dostęp do załączników łatwo będzie uzyskać na podstawie zawartości notatki. W notatce można automatycznie umieszczać dodatkowe dane, np. datę odbioru lub utworzenia wiadomości, adres nadawcy itp. Można także tworzyć automatycznie cały dziennik korespondencji w postaci pliku tekstowego. Możliwości jest tu naprawdę bardzo dużo!